Thiết kế văn phòng hiện đại không đơn thuần là lựa chọn phong cách nội thất mới hoặc sử dụng những mẫu bàn ghế đẹp. Một không gian làm việc hiệu quả cần giải quyết đồng thời nhiều yếu tố như công năng, luồng di chuyển, ánh sáng, âm thanh, lưu trữ và khả năng thay đổi theo nhu cầu vận hành.
Đối với doanh nghiệp đang mở văn phòng mới hoặc cải tạo không gian hiện có, việc xây dựng một phương án tổng thể ngay từ đầu giúp hạn chế các điều chỉnh phát sinh trong quá trình thi công và sử dụng.
Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng khi thiết kế nội thất văn phòng hiện đại.
1. Bắt đầu từ nhu cầu vận hành
Thiết kế nên bắt đầu từ cách doanh nghiệp thực sự làm việc.
Một công ty thường xuyên làm việc theo nhóm sẽ có nhu cầu khác với doanh nghiệp có nhiều vị trí cần sự tập trung độc lập. Số lượng nhân sự, cơ cấu phòng ban, tần suất họp và nhu cầu tiếp khách đều ảnh hưởng đến phương án mặt bằng.
Trước khi bố trí bàn ghế, cần xác định những khu vực chức năng chính như khu làm việc, phòng họp, phòng quản lý, khu tiếp khách, lưu trữ và các không gian hỗ trợ.
2. Tối ưu mặt bằng thay vì cố gắng đặt nhiều bàn nhất có thể
Một sai lầm phổ biến là coi hiệu quả mặt bằng đồng nghĩa với việc bố trí được càng nhiều chỗ ngồi càng tốt.
Không gian làm việc cần có khoảng cách phù hợp giữa các vị trí, lối đi rõ ràng và khả năng tiếp cận các khu vực chung thuận tiện.
Cụm bàn làm việc có thể giúp tiết kiệm diện tích, nhưng cũng cần cân nhắc yếu tố tiếng ồn và sự riêng tư.
Mặt bằng hiệu quả là mặt bằng cân bằng giữa số lượng chỗ ngồi và chất lượng sử dụng.
3. Phân chia khu vực theo mức độ tập trung và tương tác
Văn phòng hiện đại thường có nhiều hình thức làm việc cùng tồn tại.
Có những hoạt động cần tập trung cao, trong khi một số công việc lại cần trao đổi nhanh giữa các thành viên.
Có thể tổ chức không gian thành nhiều vùng như khu làm việc chung, phòng họp, khu trao đổi ngắn, khu tập trung và Phone Booth.
Việc phân vùng hợp lý giúp người sử dụng lựa chọn môi trường phù hợp với từng loại công việc thay vì chỉ có một hình thức không gian duy nhất.
4. Khai thác ánh sáng tự nhiên
Ánh sáng là một yếu tố quan trọng trong trải nghiệm không gian.
Khi bố trí văn phòng, nên ưu tiên đưa ánh sáng tự nhiên vào khu vực làm việc chính và hạn chế các vách ngăn đặc không cần thiết.
Vách kính có thể giúp phân chia không gian trong khi vẫn duy trì sự liên kết thị giác và khả năng truyền sáng.
Hệ thống chiếu sáng nhân tạo cần được bố trí phù hợp với từng khu vực thay vì sử dụng một mức ánh sáng giống nhau cho toàn bộ văn phòng.
5. Kiểm soát tiếng ồn trong văn phòng mở
Văn phòng mở tạo điều kiện giao tiếp nhưng cũng dễ phát sinh vấn đề về âm thanh.
Tiếng nói chuyện, điện thoại và các cuộc họp ngắn có thể ảnh hưởng đến những vị trí cần tập trung.
Các giải pháp có thể bao gồm bố trí khoảng cách hợp lý, vật liệu tiêu âm, vách ngăn, khu vực họp riêng và Phone Booth.
Điều quan trọng là xử lý âm thanh như một phần của thiết kế ngay từ đầu thay vì bổ sung khi văn phòng đã đi vào hoạt động.
6. Nội thất cần được thiết kế như một hệ thống
Bàn làm việc, bàn họp, tủ hồ sơ, locker và quầy lễ tân nên được xem như các thành phần của cùng một hệ thống.
Sự thống nhất về vật liệu, màu sắc và tỷ lệ giúp văn phòng có cảm giác chuyên nghiệp hơn.
Đồng thời, việc xây dựng hệ nội thất có logic chung cũng thuận lợi hơn khi doanh nghiệp cần bổ sung hoặc thay đổi số lượng chỗ làm việc trong tương lai.
7. Thiết kế cần tính đến khả năng thay đổi
Nhu cầu văn phòng có thể thay đổi theo số lượng nhân viên, cơ cấu tổ chức hoặc cách làm việc.
Vì vậy, các giải pháp nội thất và mặt bằng nên có mức độ linh hoạt nhất định.
Bàn module, tủ độc lập, hệ vách có thể điều chỉnh và các khu vực đa chức năng giúp doanh nghiệp dễ thích nghi hơn khi nhu cầu thay đổi.
Một thiết kế tốt không chỉ giải quyết nhu cầu hiện tại mà còn hạn chế chi phí điều chỉnh trong tương lai.
Quy trình thiết kế và thi công nên được phối hợp đồng bộ
Thiết kế và thi công là hai giai đoạn liên quan trực tiếp.
Nếu phương án thiết kế không tính đến vật liệu, kỹ thuật, điện, điều hòa hoặc phương pháp thi công thực tế, quá trình triển khai có thể phải điều chỉnh nhiều lần.
Việc phối hợp từ giai đoạn khảo sát, bố trí mặt bằng, lựa chọn vật liệu đến thi công giúp các quyết định thiết kế có tính khả thi cao hơn.
Đối với những dự án văn phòng mới, một quy trình đồng bộ cũng giúp kiểm soát tốt hơn mối quan hệ giữa kiến trúc, nội thất và hệ thống sản phẩm.
Kết luận
Thiết kế văn phòng hiện đại cần giải quyết nhiều hơn yếu tố thẩm mỹ. Không gian cần phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành, hỗ trợ nhiều hình thức làm việc, sử dụng diện tích hợp lý và tạo điều kiện để nội thất có thể thay đổi trong tương lai.
Titanic Office tiếp cận thiết kế văn phòng theo hướng kết hợp mặt bằng, nội thất và triển khai thi công thành một giải pháp thống nhất, phù hợp với nhu cầu thực tế của từng không gian.
