Cải tạo khác với xây dựng một văn phòng mới
Cải tạo một văn phòng đang hoạt động thường phức tạp hơn triển khai một mặt bằng hoàn toàn trống.
Doanh nghiệp có thể vẫn cần duy trì nhân sự, máy tính, dữ liệu và hoạt động hàng ngày trong khi một số khu vực đang được điều chỉnh.
Vì vậy, mục tiêu của dự án không chỉ là tạo ra không gian tốt hơn mà còn phải kiểm soát ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại.
1. Xác định rõ lý do cần cải tạo
Trước khi thay đổi không gian, cần xác định vấn đề thực sự cần giải quyết.
Một số lý do thường gặp:
- tăng số lượng nhân sự
- thiếu phòng họp
- bàn ghế không còn phù hợp
- khu vực lưu trữ thiếu
- dây điện và dữ liệu lộn xộn
- cần bổ sung Phone Booth
- không gian quá ồn
- thay đổi mô hình làm việc
Khi xác định đúng vấn đề, doanh nghiệp có thể tránh việc thay đổi nhiều hạng mục nhưng không cải thiện được trải nghiệm sử dụng.
2. Kiểm kê những gì có thể tiếp tục sử dụng
Không phải toàn bộ nội thất hiện hữu đều cần thay mới.
Một dự án cải tạo hiệu quả nên đánh giá:
- bàn nào còn phù hợp
- ghế nào còn sử dụng tốt
- tủ nào có thể giữ lại
- hệ thống điện có đáp ứng không
- vách kính có cần thay đổi
- trần và đèn có còn phù hợp
Việc tái sử dụng hợp lý giúp giảm chi phí và thời gian triển khai.
Quan trọng là các hạng mục giữ lại phải phù hợp với phương án không gian mới.
3. Chia dự án thành từng khu vực
Nếu doanh nghiệp vẫn hoạt động trong thời gian thi công, cải tạo theo từng khu vực thường thực tế hơn xử lý toàn bộ mặt bằng cùng lúc.
Có thể chia thành:
- khu workstation
- phòng họp
- khu quản lý
- pantry
- khu lưu trữ
- hành lang và khu vực chung
Sau khi một khu vực hoàn thành, nhân sự có thể chuyển sang trước khi khu tiếp theo được triển khai.
4. Lập kế hoạch cho tiếng ồn và bụi
Những công việc như khoan, cắt hoặc tháo lắp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên.
Các hạng mục gây tiếng ồn nên được bố trí:
- ngoài giờ làm việc
- cuối tuần
- trong thời gian ít nhân sự
- theo từng khung giờ được thống nhất trước
Nếu văn phòng nằm trong tòa nhà, cần đồng thời tuân thủ quy định thi công của ban quản lý.
5. Kiểm soát hệ thống điện và dữ liệu
Đây là một trong những phần quan trọng nhất khi cải tạo văn phòng đang hoạt động.
Việc di chuyển bàn làm việc có thể kéo theo thay đổi:
- ổ điện
- điểm mạng
- dây màn hình
- thiết bị ngoại vi
- Wi-Fi
- máy in
Cần lập kế hoạch trước khi di chuyển workstation để hạn chế tình trạng nhân viên trở lại vị trí mới nhưng không thể làm việc ngay.
6. Xử lý workstation theo nhu cầu mới
Một văn phòng đã sử dụng vài năm có thể không còn phù hợp với số lượng nhân sự hoặc cách vận hành hiện tại.
Khi cải tạo, cần xem lại:
- kích thước bàn
- số chỗ ngồi
- khoảng cách giữa các vị trí
- vách ngăn
- tủ cá nhân
- ghế
- lối đi
Không nhất thiết phải tăng số bàn tối đa. Một mặt bằng sử dụng hiệu quả cần cân bằng giữa mật độ và khả năng di chuyển.
7. Xem lại phòng họp và không gian tập trung
Sự phát triển của họp trực tuyến khiến nhu cầu không gian trong văn phòng thay đổi đáng kể.
Ngoài phòng họp truyền thống, doanh nghiệp có thể cần:
- phòng họp nhỏ
- Phone Booth
- khu trao đổi nhanh
- khu làm việc tập trung
Việc bổ sung các không gian nhỏ đôi khi mang lại hiệu quả rõ rệt hơn việc mở rộng một phòng họp lớn.
8. Nghiệm thu từng giai đoạn
Với dự án cải tạo, không nên đợi toàn bộ công trình hoàn thành mới kiểm tra.
Mỗi khu vực sau khi hoàn thiện nên được nghiệm thu trước khi đưa nhân sự quay lại sử dụng.
Có thể kiểm tra:
- bàn ghế
- ổ điện
- mạng
- tủ
- ánh sáng
- điều hòa
- lối đi
- vệ sinh
Cách này giúp lỗi được xử lý ngay và không tích tụ đến cuối dự án.
Cải tạo tốt là thay đổi đúng thứ cần thay đổi
Một dự án cải tạo hiệu quả không nhất thiết phải biến văn phòng thành một không gian hoàn toàn khác.
Mục tiêu quan trọng hơn là giải quyết đúng những vấn đề đang ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp vận hành.
Titanic Office hướng đến việc đánh giá hiện trạng, nhu cầu và khả năng tận dụng nội thất trước khi đề xuất phương án cải tạo phù hợp.
Nếu văn phòng đang sử dụng nhưng cần điều chỉnh lại bố cục, nội thất hoặc công năng, Titanic Office có thể cùng doanh nghiệp rà soát hiện trạng trước khi xác định phạm vi cải tạo.
