Văn phòng mở không đơn giản là đặt càng nhiều bàn càng tốt
Open office là mô hình phổ biến tại nhiều doanh nghiệp vì có khả năng sử dụng mặt bằng linh hoạt và tạo điều kiện cho nhân sự tương tác.
Tuy nhiên, nếu chỉ tập trung tăng số chỗ ngồi, không gian rất dễ trở nên chật, ồn và khó sử dụng.
Một bố cục tốt cần cân bằng giữa mật độ nhân sự, lối đi, ánh sáng, lưu trữ và những khu vực dành cho công việc cần tập trung.
Bắt đầu từ số lượng người sử dụng thực tế
Trước khi bố trí bàn, cần xác định:
- số nhân sự hiện tại
- số nhân sự dự kiến tăng thêm
- tỷ lệ nhân viên làm việc thường xuyên tại văn phòng
- nhu cầu làm việc nhóm
- số lượng quản lý
- nhu cầu họp trực tuyến
Không phải tất cả doanh nghiệp đều cần một chỗ ngồi cố định cho mọi nhân sự nếu mô hình làm việc có tính linh hoạt.
Chọn workstation phù hợp với công việc
Workstation thường được bố trí theo cụm để sử dụng mặt bằng hiệu quả.
Các dạng phổ biến gồm:
- cụm 2 người
- cụm 4 người
- cụm 6 người
- dãy workstation dài
Khi lựa chọn cần xem xét không chỉ chiều dài bàn mà cả màn hình, laptop, tài liệu và các thiết bị mà nhân viên sử dụng hằng ngày.
Bàn quá nhỏ có thể giúp tăng số vị trí nhưng nhanh chóng gây bất tiện khi đi vào sử dụng.
Lối đi là một phần của thiết kế
Lối đi thường bị xem là diện tích “không tạo ra chỗ ngồi”, nhưng thực tế đây là hạ tầng vận hành của văn phòng.
Nhân viên cần di chuyển giữa:
- workstation
- phòng họp
- máy in
- tủ hồ sơ
- pantry
- lối thoát
- khu vực chung
Nếu khoảng cách quá hẹp, ghế kéo ra có thể chặn lối hoặc gây va chạm khi nhiều người di chuyển cùng lúc.
Tận dụng ánh sáng nhưng kiểm soát màn hình
Vị trí gần cửa sổ thường được ưu tiên cho workstation nhờ ánh sáng tự nhiên.
Tuy nhiên cần xem hướng màn hình và nguồn sáng.
Nếu màn hình quay trực tiếp về phía cửa sổ hoặc nhận ánh sáng mạnh từ phía sau, người sử dụng có thể gặp hiện tượng phản chiếu hoặc chói.
Vì vậy, bố trí bàn cần cân bằng giữa ánh sáng tự nhiên và trải nghiệm sử dụng màn hình.
Ghế ảnh hưởng nhiều hơn chúng ta nghĩ
Trong open office, ghế là một trong những sản phẩm được sử dụng nhiều nhất.
Một chiếc ghế có kích thước quá lớn có thể làm giảm khoảng lưu thông giữa các cụm workstation.
Ngược lại, ghế quá đơn giản có thể không phù hợp với nhân sự ngồi làm việc trong thời gian dài.
Do đó cần xem xét đồng thời:
- kích thước ghế
- khoảng kéo ghế
- tựa lưng
- tay vịn
- khả năng điều chỉnh
- khoảng cách giữa các vị trí
Đừng quên lưu trữ
Khi workstation được thiết kế ngày càng gọn, nhu cầu lưu trữ thường bị đẩy sang khu vực khác.
Một số giải pháp phổ biến:
- tủ cá nhân
- locker
- tủ hồ sơ chung
- pedestal dưới bàn
- kệ lưu trữ
Nếu không có chiến lược lưu trữ ngay từ đầu, tài liệu và vật dụng cá nhân dễ xuất hiện trên mặt bàn và làm không gian nhanh chóng trở nên lộn xộn.
Open office vẫn cần không gian riêng
Không phải mọi công việc đều phù hợp với không gian mở.
Các cuộc gọi, họp trực tuyến hoặc công việc cần tập trung có thể gây xung đột với khu vực workstation.
Do đó có thể bổ sung:
- Phone Booth
- phòng họp nhỏ
- focus room
- góc trao đổi nhanh
Những không gian này giúp open office hoạt động linh hoạt hơn mà không cần thay đổi toàn bộ mặt bằng.
Pantry và khu vực chung cũng cần được tính vào luồng di chuyển
Pantry thường là nơi tập trung nhiều người vào một số khung giờ.
Nếu vị trí pantry nằm ngay sau cụm workstation hoặc lối vào quá hẹp, việc di chuyển có thể ảnh hưởng đến nhân viên đang làm việc.
Tương tự, máy in và tủ hồ sơ nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận nhưng không nằm ngay trong luồng giao thông chính.
Bố trí tốt là khi không gian hoạt động tự nhiên
Một văn phòng mở hiệu quả không nhất thiết là văn phòng chứa được nhiều bàn nhất.
Đó là không gian nơi nhân viên có thể làm việc, di chuyển, trao đổi và tập trung mà không liên tục gây ảnh hưởng lẫn nhau.
Titanic Office tiếp cận bố trí workstation từ nhu cầu sử dụng thực tế, số lượng nhân sự và đặc điểm mặt bằng trước khi lựa chọn hệ bàn, ghế và giải pháp lưu trữ phù hợp.
Bạn đang cần bố trí lại workstation hoặc tối ưu số chỗ ngồi cho văn phòng? Titanic Office có thể hỗ trợ rà soát mặt bằng và đề xuất phương án phù hợp với nhu cầu vận hành.
